Serie de blogs Nuevas perspectivas: Maximización de la colaboración empresarial con SAP

Maximizando la colaboración empresarial con SAP

Bienvenido a la serie de blogs Nuevas Perspectivas de TruQua. Esta serie de blogs proporciona una plataforma para que nuestros consultores compartan sus perspectivas, ideas y experiencias sobre tecnologías emergentes como SAP HANA y SAP Analytics Cloud (SAC). Esta semana vamos a hablar con Andrew Xue. Andrew es consultor en TruQua, especializado en tecnologías de análisis y planificación de nube de vanguardia. Hoy Andrew y yo vamos a discutir algunas de las tendencias clave que estamos viendo en los clientes en relación con la Planificación Empresarial Colaborativa y las últimas capacidades en SAP Analytics Cloud.

Perspectiva 1: creación de alineación organizacional con la colaboración de planificación empresarial

JS Irick: Considero que la Planificación Empresarial Colaborativa es un concepto realmente efectivo ya que los clientes entienden intuitivamente lo que significa y están entusiasmados con las posibilidades. Además de las charlas de SAP sobre alineación organizacional y desglose de silos, SAP Analytics Cloud permite una colaboración más fuerte dentro de los equipos, gracias a tecnologías como las versiones privadas compartidas y el chat en la aplicación. Andrew, ¿puedes hablar un poco sobre la colaboración que estás viendo en las implementaciones desde una perspectiva macro (organizacional) y micro (equipo)?

Andrew Xue: Las dos que mencionó, las versiones privadas y el chat en la aplicación, solo están rascando la superficie de cómo la colaboración de SAP ha hecho SAP Analytics Cloud. Con las versiones privadas, los usuarios no solo pueden redactar los cambios que desean ver sin afectar los datos reales, sino que también pueden utilizar las versiones privadas para crear copias de seguridad instantáneas de datos reales como un punto de control no oficial. Con una versión privada, los usuarios pueden compartirlos con otros usuarios o equipos para que varias personas puedan colaborar en esa información. ¡Definitivamente es mejor enviar diez hojas de cálculo de Excel a la vez!

Imagen: una instancia de compartir una versión privada de Budget con Lea atentamente: y Escribir acceso a otros usuarios o equipos

También encuentro que el chat en la aplicación es una de las características más interesantes de la herramienta porque es la columna vertebral de conectar a los usuarios entre sí y luego a sus datos. Primero, hay historias: en un cliente, creamos muchas historias que fueron diseñadas como plantillas, de modo que los usuarios no podían cambiar esas historias, pero podían guardar una copia como punto de partida, o usarla como inspiración. Una vez que los usuarios estuvieran más familiarizados con la creación de historias (gráficos, botones, tablas, más), podrían crear tantos como quisieran en sus propias carpetas privadas, como informes únicos para verificar algunos datos, redactar nuevos informes o probando una característica para un nuevo valor potencial. Aquí es donde se pone interesante porque los usuarios podrían compartir sus historias privadas con sus propios informes desarrollados para sus superiores o compañeros de equipo. Con todos con los que se comparte la historia, también se pueden establecer permisos de solo lectura o de edición. ¡En lugar de un sinfín de correos electrónicos de ida y vuelta, las personas simplemente pueden cambiar un gráfico y anotarlo en el chat grupal del equipo! Hasta ahora, los clientes han utilizado esta herramienta para preguntarme cómo funciona cierta característica (y cómo les ayuda), y luego proceder a preguntarme cuándo me gustaría almorzar.

Imagen: desde el menú de chat, compartir es tan fácil como vincular la historia para que cualquiera en la conversación pueda acceder

JS Irick: Ha tocado un punto realmente interesante cuando mencionó tanto las versiones privadas como las carpetas privadas. Seamos realistas: las organizaciones financieras cuentan con personas realmente inteligentes; Si alguien no tiene las herramientas necesarias para hacer su trabajo, lo construirán ellos mismos. Durante mucho tiempo, las organizaciones han tratado de evitar el "Shadow IT" bloqueando la capacidad de guardar diferentes versiones o crear informes sin seguimiento. Ahora SAP Analytics Cloud fomenta el buen comportamiento al proporcionar estas capacidades de manera centralizada y organizada. Es una gran señal para el futuro que las nuevas características están diseñadas para la forma en que los clientes usan la herramienta.

Andrew Xue: Por supuesto, las personas con las que he trabajado son extremadamente inteligentes y muy calificadas, con CPA, MBA y más. Una vez que se les enseñó cómo usar SAP Analytics Cloud, han creado herramientas más allá de mi imaginación. Evitar una “TI paralela” o simplemente no tener que pasar por TI por cambios muy pequeños que no afectan los datos reales conduce a eliminar tantas ineficiencias y libera tanto tiempo valioso para que las personas realicen actividades más significativas. Pero esta no es una herramienta que da rienda suelta a todos los que la usan, porque SAC también le da a TI la capacidad de promulgar una gobernanza específica a través de SAC Security en roles y equipos, bloqueo de datos y más.

Las personas son responsables de sus carpetas privadas de los elementos que crean, cómo lo organizan y con quién comparten sus creaciones. De esta manera, las carpetas públicas se guardan para todos los informes, plantillas de entrada y más, en lugar de varios borradores que se acumulan.

Perspectiva 2: procesos empresariales en evolución utilizando Native Analytics dentro de Planning

JS Irick: La ruta de desarrollo para SAP Analytics Cloud dice mucho sobre la fortaleza de la herramienta y la estrategia analítica general de SAP. SAC comenzó como Cloud for Planning (C4P), pero los componentes analíticos eran tan fuertes que el producto se convirtió en la herramienta de análisis para SAP en su conjunto. Las aplicaciones de planificación siempre han tenido un vínculo lamentable con Microsoft Excel debido a sus capacidades de cálculo y visualización. Ahora estamos planeando dentro de una herramienta de análisis y visualización, que es un cambio monumental. ¿Cómo ve que los clientes aprovechan estas poderosas capacidades y cómo están evolucionando los procesos comerciales?

Andrew Xue: El cambio más grande como dijiste aquí es de Excel a SAC. Por lo que he visto en un determinado proceso de costos que realiza mi cliente actual, la tarea solía tomar 4, 12-horas al día del trabajo de todos. Ahora, con la herramienta de colaboración centralizada en SAC que hemos creado, la tarea lleva unas pocas horas, dejando mucho más tiempo para que los usuarios realicen análisis valiosos en lugar de verificar si sus fórmulas en Excel se arrastraron hacia abajo correctamente, algo que simplemente tenían casi no hay tiempo para hacer previamente! Además, lo que el equipo considera tan increíblemente útil es qué tan rápido pueden ejecutar diferentes escenarios y qué pasa si, por ejemplo, ¿cómo el cambio de un supuesto de tasa afecta los costos totales para un sector específico? Antes de usar Excel, si tuvieran tiempo para hacerlo, les tomaría un día o más editar solo varias hojas de cálculo, confirmar, ejecutar y comparar los cambios. Ahora, ese escenario se puede hacer en aproximadamente media hora. ¡En solo un día podrían estar ejecutando decenas de escenarios!

Junto con eso, el equipo del cliente tiene acceso a muchos más datos históricos en la punta de sus dedos. Pueden comparar suposiciones pasadas, realizar análisis año tras año por capricho y mucho más. Previamente, tomó alrededor de 10 minutos solo abrir todos los archivos de Excel necesarios para crear un gráfico, y mucho menos compilar los datos. A medida que el equipo se familiarizó con SAC, también se volvieron más creativos, haciendo más que solo tablas y plantillas de entrada. ¡Los he visto hacer cascadas, gráficos circulares dinámicos e incluso he utilizado algunos de los Smart Insights instantáneos en sus datos! Ha sido maravilloso verlos darse cuenta de lo poderosas que son las capacidades de esta herramienta.

JS Irick: Las herramientas de análisis y las visualizaciones que está creando para sus clientes son realmente impresionantes. En particular, me encantó ver sus informes de rentabilidad, que combinan las vistas analíticas avanzadas, el análisis hipotético y los detalles del nivel de cliente / SKU. Sin embargo, tengo curiosidad, ¿cómo estás ayudando a tus clientes a manejar esta herramienta increíblemente versátil? Incluso en el nivel más básico, pasamos de una hoja de cálculo (que es fácil de entender) a una historia, que podríamos considerar como paneles múltiples en la generación anterior. Por lo tanto, debemos cubrir la disposición / diseño del tablero de instrumentos, docenas de nuevas visualizaciones de datos, nuevas características de datos como Value Driver Trees y Data Actions. Esto no es solo trasladar a alguien de PowerPivot a Analysis for Office, este es un cambio monumental. ¿Puedes compartir un poco de tu estrategia de entrenamiento con nuestros lectores?

Andrew Xue: Por supuesto, en cualquier implementación y cambio a una nueva herramienta, habrá mucho que aprender. Por lo que he visto, la estrategia más exitosa es cambiar el proceso de alto nivel del cliente lo menos posible; No se prefiere ningún cambio. La forma en que los ayudamos a elegir esta nueva herramienta es revisando su proceso primero a un nivel alto en la nueva herramienta, y luego a un nivel más detallado en segmentos, comenzando desde donde están los datos, hasta crear sus primeros informes.

Lo que hemos encontrado especialmente útil es la ruta paralela. Anteriormente, cuando mencioné una reducción de tiempo de varios días a unas pocas horas, esto no se vio afectado negativamente por la ruta paralela. De hecho, ejecutar un proceso en conjunto solo toma un pequeño desvío de 3 minutos de vez en cuando para mostrarles cómo se ve su trabajo en la nueva herramienta ahora. Luego, una vez que estén completamente familiarizados con sus responsabilidades en la nueva herramienta, los ayudamos a ejecutar otro proceso, solo que esta vez los ayudamos sin nuestras manos.

Claves para una estrategia de capacitación exitosa con SAP Analytics Cloud

Perspectiva 3: inicio de una implementación exitosa de SAP Analytics Cloud

JS Irick: TruQua presentó recientemente en SAPInsider Financials 2019 sobre el aprovechamiento del escenario híbrido SAC / BPC. Uno de los puntos clave en los que nos centramos fue el hecho de que realizar un "Levantamiento y cambio" (migración técnica de su solución de planificación sin realizar modificaciones) ignora muchas de las características que hacen de SAC un entorno tan dinámico. Dado que ha trabajado con éxito con clientes de Greenfield (primera implementación de planificación) y Brownfield (mejorando una implementación existente), me encantaría conocer su perspectiva sobre cómo los clientes pueden prepararse para el éxito en SAP Analytics Cloud.

Andrew Xue: Creo que SAP Analytics Cloud es el segmento perfecto para los clientes que buscan hacer un cambio pero no se sienten muy cómodos con una alteración masiva. En muchos escenarios de todas las industrias ahora, una parte importante (¡en algunos casos, todos!) De los procesos comerciales se encuentran en Excel. SAC ofrece a los usuarios esa plataforma para la transición a la vez que retiene algo de familiaridad con Excel, por lo que no los estamos arrojando en lo más profundo. No podemos obligar a los clientes a abandonar todo lo que saben de un antiguo proceso comercial solo para usar una nueva herramienta que la gente les dice que es mejor. Y además de eso, equilibrar sus responsabilidades al completar semanas de entrenamiento, es ilógico. Para los clientes con implementaciones existentes, SAC es una herramienta bastante diferente que solo sirve para mejorar.

Tanto en el escenario de Greenfield como en el de Brownfield, los clientes de SAC pudieron continuar con sus procesos comerciales actuales, al mismo tiempo que adquirieron nuevas características de una en una simplemente al estar en el SAC. Esta maravillosa herramienta ayuda a los propios usuarios a descubrir qué era ineficiente sobre sus métodos antiguos, al tiempo que les brinda nuevas herramientas para llevar todo lo que ya hacen al siguiente nivel. El éxito para el cliente aquí es estar dispuesto a dar la bienvenida a esta nueva herramienta y comprender que los primeros pasos no son grandes en absoluto. Luego, al usar esta herramienta más en su trabajo diario, los clientes desarrollan enfoques mejores y más rápidos para obtener una visión más valiosa de sus procesos. Con más experiencia en la herramienta, encontrando más funciones para aumentar su trabajo y agregando fácilmente información valiosa en sus informes, los clientes pueden maximizar el valor del SAC. La belleza aquí con SAC es que las personas que usan la herramienta pueden alejarse de los métodos tradicionales a cualquier ritmo que se sientan cómodos.

JS Irick: Entonces, habiendo pasado por múltiples implementaciones exitosas, ¿cuáles son las áreas en las que está viendo el máximo valor? ¿Ha habido alguna victoria sorpresa que pueda informar la hoja de ruta de planificación para las organizaciones que buscan mejorar sus procesos?

Andrew Xue: Lo que he mencionado anteriormente conduce a esto: el mayor impacto y el mayor valor agregado son los cambios de los procesos de Excel altamente dependientes. Esto se puede generalizar a procesos donde los datos no están centralizados, y donde los cambios se rastrean a través de copias llamadas v2, y así sucesivamente. Estoy de acuerdo con que combinar diferentes flujos de datos es un éxito sorprendente. Como mencioné anteriormente, una dificultad que enfrentan muchos clientes es comparar datos pasados, ya que el mismo acto de compilar podría llevar horas. Como dijiste, los informes de múltiples fuentes son un buen corolario de la implementación, que es exactamente lo que hemos visto. A medida que el cliente se sintió cómodo haciendo la transición a la nueva herramienta y comenzó a funcionar, se dieron cuenta de que podían obtener datos de muchas más fuentes, lo que se sumaba a la gran cantidad de datos que ya tenían a su alcance. Ya sea que esto esté combinando múltiples documentos de Excel, extrayendo de HANA u otras fuentes, SAC lo centraliza todo para que usted pueda descubrir nuevas y valiosas oportunidades con la herramienta.

Quería agregar a eso diciendo que confiar en el sistema para ejecutar los cálculos es otro éxito sorprendente. Los usuarios utilizan las funciones de SAC, como las acciones de datos, las asignaciones y más, al ejecutar esos cálculos en la herramienta, los usuarios pueden utilizar por completo los recursos y la funcionalidad de la nube. El uso de estas características de cálculo es donde una gran parte del ahorro de tiempo proviene de dejar que el sistema funcione.

JS Irick: Muchas gracias por tomarse el tiempo de hablar conmigo hoy Andrew. Con una herramienta tan emocionante y de rápido desarrollo, realmente disfruté dar un paso atrás y observar las formas en que los clientes generan un valor comercial real en SAC.

Sobre nuestros colaboradores:

JS Irick tiene el mejor trabajo del mundo; trabajando con un equipo talentoso para resolver los desafíos comerciales más difíciles. JS es un orador reconocido internacionalmente en los temas de Aprendizaje automático, Planificación de SAP, SAP S / 4HANA y Desarrollo de software. Como Director de Ciencia de Datos e Inteligencia Artificial en TruQua, JS ha desarrollado las mejores prácticas para implementaciones de SAP en las áreas de informes SAP HANA, SAP S / 4HANA y personalización de SAP S / 4HANA.

Andrew Xue es consultor de SAP y desarrollador de software en TruQua que se especializa en tecnologías de servicios y análisis de nube de vanguardia. Más recientemente, Andrew ha estado construyendo e implementando aplicaciones en la nube para la planificación financiera, el presupuesto global y los informes ejecutivos. Tiene experiencia en una variedad de tecnologías de planificación colaborativa empresarial de SAP que incluyen SAP Analytics Cloud, SAP Business Planning and Consolidation y SAP Digital Boardroom.

Gracias por leer esta entrega en nuestro Nuevas perspectivas serie de blogs Estén atentos para nuestra próxima publicación donde hablaremos con Daniel Settanni sobre el papel de la IA estratégica en las finanzas.

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