Série de blogs de novas perspectivas: Maximizando a colaboração corporativa com a SAP

Maximizando a colaboração corporativa com SAP

Bem-vindo à série de blogs TruQua's New Perspectives. Esta série de blogs fornece uma plataforma para nossos consultores compartilharem suas perspectivas, idéias e experiências sobre tecnologias emergentes, como SAP HANA e SAP Analytics Cloud (SAC). Esta semana vamos falar com Andrew Xue. Andrew é consultor da TruQua, especializado em tecnologias de ponta em análise e planejamento em nuvem. Hoje, Andrew e eu discutiremos algumas das principais tendências que estamos vendo nos clientes no que se refere ao Planejamento empresarial colaborativo e aos recursos mais recentes do SAP Analytics Cloud.

Perspectiva 1 - Criando alinhamento organizacional com o Collaborative Enterprise Planning

JS Irick: Considero o Planejamento Empresarial Colaborativo um conceito realmente eficaz, pois os clientes compreendem intuitivamente o que significa e ficam entusiasmados com as possibilidades. Além das palestras da SAP sobre alinhamento organizacional e quebra de silos, o SAP Analytics Cloud permite uma colaboração mais forte entre as equipes, graças a tecnologias como versões privadas compartilhadas e bate-papo no aplicativo. Andrew, você pode falar um pouco sobre a colaboração que está vendo nas implementações, tanto da perspectiva macro (organizacional) quanto da micro (equipe)?

Andrew Xue: As duas que você mencionou, versões privadas e bate-papo no aplicativo, estão apenas arranhando a superfície de como a SAP colaborativa criou o SAP Analytics Cloud. Com as versões privadas, os usuários podem não apenas esboçar quais alterações desejam ver sem afetar os dados reais, mas também utilizar as versões privadas para criar backups instantâneos de dados reais como um ponto de verificação não oficial. Com uma versão privada, os usuários podem compartilhá-los com outros usuários ou equipes para que várias pessoas possam colaborar com essas informações. Definitivamente, é melhor do que enviar dez planilhas do Excel de uma vez!

Figura: Uma instância de compartilhamento de uma versão privada do Budget com Ler e acesso de gravação a outros usuários ou equipes

Também acho o bate-papo no aplicativo um dos recursos mais interessantes da ferramenta, porque é a espinha dorsal de conectar usuários entre si e depois com os dados. Primeiro, são as histórias: em um cliente, criamos muitas histórias que foram projetadas como modelos, para que os usuários não pudessem mudar essas histórias, mas poderiam salvar uma cópia como ponto de partida ou usá-la como inspiração. Assim que os usuários estiverem mais familiarizados com a criação de histórias (gráficos, botões, tabelas, mais), eles poderão criar quantos quiserem em suas próprias Pastas Particulares, como relatórios pontuais para verificação de alguns dados, elaboração de novos relatórios ou testando um recurso para um potencial novo valor. É aqui que fica interessante porque os usuários podem compartilhar suas histórias particulares com seus próprios relatórios elaborados para seus superiores ou colegas de equipe. Com todo mundo com quem a história é compartilhada, também é possível definir permissões de leitura ou edição! Em vez de intermináveis ​​e-mails de vaivém, as pessoas podem simplesmente mudar um gráfico e anotá-lo no bate-papo em grupo da equipe! Até o momento, os clientes usaram essa ferramenta para me perguntar como um determinado recurso funciona (e como ele os ajuda) e, depois, perguntar se eu gostaria de almoçar.

Imagem: no menu de bate-papo, o compartilhamento é tão fácil quanto vincular a história para qualquer pessoa na conversa acessar

JS Irick: Você mencionou um ponto realmente interessante quando mencionou as versões particulares e as pastas particulares. Sejamos realistas - as organizações financeiras são abastecidas com pessoas realmente inteligentes; se alguém não tiver as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho, ele mesmo o construirá. Por um longo tempo, as organizações tentaram impedir o "Shadow IT", bloqueando a capacidade de salvar versões diferentes ou criar relatórios não rastreados. Agora, o SAP Analytics Cloud realmente incentiva o bom comportamento, fornecendo esses recursos de maneira organizada e centralizada. É um ótimo sinal para o futuro que novos recursos foram projetados para o modo como os clientes usam a ferramenta.

Andrew Xue: Obviamente, as pessoas com quem trabalhei são extremamente inteligentes e muito qualificadas, com CPAs, MBAs e muito mais. Depois de aprender a usar o SAP Analytics Cloud, eles criaram ferramentas além da minha imaginação. Evitar uma “TI sombria” ou simplesmente não ter que passar por TI para mudanças muito pequenas que não afetam dados reais, leva a eliminar tantas ineficiências e libera tanto tempo valioso para as pessoas realizarem atividades mais significativas. Mas essa não é uma ferramenta que libere todos os que a usam, porque o SAC também oferece à TI a capacidade de estabelecer governança específica via SAC Security em funções e equipes, bloqueio de dados e muito mais.

As pessoas são responsáveis ​​por suas pastas particulares de quais itens eles criam, como organizam e quem também compartilham suas criações. Dessa forma, as pastas públicas são salvas para todos os relatórios, modelos de entrada e muito mais, em vez de vários rascunhos.

Perspectiva 2 - Evoluindo processos de negócios utilizando o Native Analytics dentro do Planning

JS Irick: O caminho de desenvolvimento do SAP Analytics Cloud diz muito sobre a força da ferramenta e a estratégia analítica geral da SAP. O SAC começou como Cloud for Planning (C4P), mas os componentes analíticos eram tão fortes que o produto se tornou a ferramenta de análise essencial para a SAP como um todo. Os aplicativos de planejamento sempre tiveram uma ligação desagradável com o Microsoft Excel devido a seus recursos de cálculo e exibição. Agora, estamos planejando uma ferramenta de análise e visualização, que é uma mudança monumental. Como você vê os clientes tirar proveito desses recursos poderosos e como eles estão evoluindo os processos de negócios?

Andrew Xue: A maior mudança, como você disse aqui, é do Excel para o SAC. Pelo que vi em um determinado processo de custeio que meu cliente atual realiza, a tarefa costumava levar os dias 4, 12-hora do trabalho de todos. Agora, com a ferramenta de colaboração centralizada no SAC que criamos, a tarefa leva apenas algumas horas, deixando muito mais tempo para os usuários realizarem análises valiosas, em vez de verificar se suas fórmulas no Excel foram arrastadas corretamente, algo que eles simplesmente tinham quase não há tempo para fazer anteriormente! Além disso, o que a equipe considera incrivelmente útil é a rapidez com que pode executar diferentes cenários e quais são, como, por exemplo, como a alteração de uma determinada suposição de taxa afeta os custos totais de um setor específico? Antes de usar o Excel, se eles tivessem tempo, levaria um dia ou mais apenas para editar várias planilhas, confirmar, executar e comparar as alterações. Agora, esse cenário pode ser concluído em cerca de meia hora. Em apenas um dia, eles podem estar executando dezenas de cenários!

Junto com isso, a equipe do cliente tem acesso a muito mais dados históricos na ponta dos dedos. Eles podem comparar suposições anteriores, executar análises ano após ano por capricho e muito mais. Anteriormente, levava cerca de minutos do 10 para abrir todos os arquivos do Excel necessários para a criação de um gráfico, sem falar na compilação dos dados. À medida que a equipe se familiarizou com o SAC, também se tornou mais criativa, criando mais do que apenas tabelas e modelos de entrada. Eu os vi fazer cascatas, gráficos dinâmicos e até utilizar algumas das Instant Insights inteligentes em seus dados! Foi maravilhoso vê-los perceber o quão poderosos os recursos desta ferramenta são.

JS Irick: As ferramentas de análise e visualizações que você está criando para seus clientes são realmente impressionantes. Em particular, adorei ver seus relatórios de rentabilidade, que misturam as visualizações analíticas avançadas, a análise hipotética e detalham os detalhes no nível do cliente / SKU. Estou curioso, como você está ajudando seus clientes a lidar com essa ferramenta incrivelmente versátil? Mesmo no nível mais básico, estamos passando de uma planilha (que é fácil de entender) para uma história, que poderíamos considerar vários painéis na geração anterior. Portanto, precisamos cobrir o arranjo / design do painel, dezenas de novas visualizações de dados, novos recursos de dados, como Árvores de Driver de Valor e Ações de Dados. Isso não é apenas mover alguém do PowerPivot para o Analysis for Office; é uma mudança monumental. Você pode compartilhar um pouco da sua estratégia de treinamento com nossos leitores?

Andrew Xue: Por todos os meios em qualquer implementação e mudança para uma nova ferramenta, haverá muito a aprender. Pelo que vi, a estratégia mais bem-sucedida é mudar o processo de alto nível do cliente o menos possível; nenhuma mudança é preferida. A maneira como os ajudamos a escolher essa nova ferramenta é revisando seu processo primeiro em um nível alto na nova ferramenta e, em seguida, em um nível mais detalhado nos segmentos, começando de onde os dados estão, até a criação dos primeiros relatórios.

O que achamos especialmente útil é o caminho paralelo. Anteriormente, quando mencionei uma redução de tempo de vários dias para algumas horas, isso não foi afetado negativamente pelo caminho paralelo. De fato, executar um processo em conjunto leva apenas um pequeno desvio de 3 de vez em quando para mostrar a eles como é o trabalho deles na nova ferramenta agora. Então, uma vez que eles estejam totalmente familiarizados com suas responsabilidades na nova ferramenta, nós os ajudamos a executar outro processo, só que desta vez os ajudamos com as mãos livres.

Chaves para uma estratégia de treinamento bem-sucedida com o SAP Analytics Cloud

Perspectiva 3 - Iniciando uma implementação bem-sucedida do SAP Analytics Cloud

JS Irick: A TruQua apresentou recentemente no SAPInsider Financials 2019 a alavancagem do cenário híbrido SAC / BPC. Um dos pontos principais em que nos concentramos foi o fato de que a realização de um levantamento e troca (migração técnica da sua solução de planejamento sem fazer modificações) ignora muitos dos recursos que tornam o SAC um ambiente tão dinâmico. Como você trabalhou com sucesso com clientes de um Greenfield (primeira implementação de planejamento) e Brownfield (aprimorando uma implementação existente), gostaria de ter uma perspectiva de como os clientes podem se preparar para o sucesso no SAP Analytics Cloud.

Andrew Xue: Acredito que o SAP Analytics Cloud é o segmento perfeito para clientes que desejam fazer uma alteração, mas não se sentem muito à vontade com uma alteração maciça. Atualmente, em muitos cenários de todos os setores, uma parte significativa (em alguns casos, todos!) Dos processos de negócios está no Excel. O SAC oferece aos usuários a plataforma para a transição, mantendo uma certa familiaridade com o Excel, para que não os jogemos no fundo. Não podemos forçar os clientes a abandonar tudo o que sabem de um antigo processo de negócios apenas para usar uma nova ferramenta que as pessoas dizem que é melhor. Além disso, equilibrar suas responsabilidades enquanto completam semanas de treinamento é ilógico. Para clientes com implementações existentes, o SAC é uma ferramenta completamente diferente que serve apenas para melhorar.

Nos cenários Greenfield e Brownfield, os clientes do SAC puderam continuar seus processos de negócios atuais, ao mesmo tempo em que buscavam novos recursos, um de cada vez, simplesmente estando no SAC. Essa ferramenta maravilhosa ajuda os próprios usuários a descobrir o que era ineficiente em seus métodos antigos e, ao mesmo tempo, fornece a eles novas ferramentas para levar tudo o que já fazem ao próximo nível. O sucesso do cliente aqui está disposto a acolher esta nova ferramenta e a entender que os primeiros passos não são grandes. Então, usando essa ferramenta mais no seu dia-a-dia, os clientes desenvolvem abordagens melhores e mais rápidas para obter informações mais valiosas sobre seus processos. Com mais experiência na ferramenta, encontrando mais recursos para aumentar seu trabalho e adicionando facilmente informações valiosas em seus relatórios, os clientes podem maximizar o valor do SAC. A beleza aqui com o SAC é que as pessoas que usam a ferramenta são capazes de fazer a transição dos métodos tradicionais em qualquer ritmo que se sentirem confortáveis.

JS Irick: Então, depois de várias implementações bem-sucedidas, quais são as áreas em que você vê o valor máximo? Houve vitórias surpreendentes que podem informar o roteiro de planejamento para as organizações que desejam melhorar seus processos.

Andrew Xue: O que eu mencionei anteriormente leva a isso: o maior impacto e as maiores agregações de valor são as mudanças nos processos do Excel altamente dependentes. Isso pode ser generalizado para processos em que os dados não estão centralizados e onde as alterações são rastreadas através de cópias denominadas v2 e assim por diante. Concordo que a combinação de diferentes fluxos de dados é um sucesso surpresa. Como mencionei anteriormente, uma dificuldade que muitos clientes enfrentam é comparar dados antigos, pois o próprio ato de compilar pode levar horas. Como você disse, os relatórios de várias fontes são um bom corolário da implementação, que é exatamente o que vimos. À medida que o cliente se acostumou a fazer a transição para a nova ferramenta e foi ao ar, eles perceberam que podiam extrair dados de muitas outras fontes, aumentando a grande quantidade de dados que já tinham na ponta dos dedos. Seja combinando vários documentos do Excel, extraídos do HANA ou de outras fontes, o SAC centraliza tudo para você, para novas oportunidades valiosas não descobertas com a ferramenta.

Eu queria acrescentar isso dizendo que confiar no sistema para executar os cálculos para você é outro sucesso surpresa. Os usuários utilizam os recursos do SAC, como Ações de dados, Alocações e muito mais. A execução desses cálculos na ferramenta permite que os usuários utilizem totalmente os recursos e a funcionalidade da nuvem. O uso desses recursos de cálculo é o motivo pelo qual uma grande parte da economia de tempo resulta em deixar o sistema funcionar.

JS Irick: Muito obrigado por reservar um tempo para falar comigo hoje, Andrew. Com uma ferramenta tão empolgante e de rápido desenvolvimento, eu realmente gostei de dar um passo atrás e observar como os clientes estão gerando valor comercial real no SAC.

Sobre nossos colaboradores:

JS Irick tem o melhor emprego do mundo; trabalhando com uma equipe talentosa para solucionar os mais difíceis desafios de negócios. JS é um palestrante reconhecido internacionalmente nos tópicos de Machine Learning, SAP Planning, SAP S / 4HANA e desenvolvimento de software. Como diretor de ciência de dados e inteligência artificial da TruQua, JS criou as práticas recomendadas para implementações SAP nas áreas de SAP HANA, relatórios SAP S / 4HANA e personalização do SAP S / 4HANA.

Andrew Xue é consultor SAP e desenvolvedor de software da TruQua, especializado em tecnologias de ponta em serviços e análises em nuvem. Mais recentemente, Andrew vem construindo e implementando aplicativos em nuvem para planejamento financeiro, orçamento global e relatórios executivos. Ele tem experiência em uma variedade de tecnologias de planejamento colaborativo da empresa, incluindo SAP Analytics Cloud, SAP Business Planning and Consolidation e SAP Digital Boardroom.

Obrigado por ler esta edição em nosso Novas perspectivas série de blogs. Fique atento ao nosso próximo post, onde conversaremos com Daniel Settanni sobre o papel da IA ​​estratégica em finanças.

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