Nouvelles séries de blogs Perspectives: Optimiser la collaboration d'entreprise avec SAP

Maximiser la collaboration d'entreprise avec SAP

Bienvenue dans la série de blogs New Perspectives de TruQua. Cette série de blogs fournit aux consultants une plateforme leur permettant de partager leurs points de vue, leurs idées et leurs expériences sur les technologies émergentes telles que SAP HANA et SAP Analytics Cloud (SAC). Cette semaine, nous allons parler avec Andrew Xue. Andrew est consultant chez TruQua, spécialisé dans les technologies de pointe d'analyse et de planification dans le cloud. Aujourd'hui, Andrew et moi allons discuter de certaines des tendances clés observées chez nos clients en ce qui concerne la planification d'entreprise collaborative et les dernières fonctionnalités de SAP Analytics Cloud.

Perspective 1 - Création d'un alignement organisationnel avec la planification d'entreprise collaborative

JS Irick: Je trouve que la planification d'entreprise collaborative est un concept vraiment efficace, car les clients comprennent intuitivement ce que cela signifie et sont enthousiasmés par les possibilités. Outre les pistes de conversation de SAP sur l'alignement organisationnel et la décomposition des silos, SAP Analytics Cloud permet une collaboration plus étroite au sein des équipes, grâce à des technologies telles que les versions privées partagées et le chat intégré à l'application. Andrew, pouvez-vous parler un peu de la collaboration que vous constatez sur les implémentations tant du point de vue macro (organisationnel) que micro (équipe)?

Andrew Xue: Les deux versions que vous avez mentionnées, Private Versions et le chat in-app, ne font qu'effleurer la manière dont SAP a permis à SAP Analytics Cloud de fonctionner en collaboration. Avec les versions privées, les utilisateurs peuvent non seulement rédiger les modifications qu'ils souhaitent voir sans affecter les données réelles, mais également utiliser des versions privées pour créer des sauvegardes instantanées de données réelles en tant que point de contrôle non officiel. Avec une version privée, les utilisateurs peuvent les partager avec d'autres utilisateurs ou équipes afin que plusieurs personnes puissent collaborer sur ces informations. Il vaut vraiment mieux envoyer dix feuilles de calcul Excel à la fois!

Image: Une instance de partage d'une version de Budget privée avec Lues et accès en écriture à d'autres utilisateurs ou équipes

Je trouve également que le chat intégré à l’application est l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de cet outil, car c’est le pivot qui relie les utilisateurs les uns aux autres, puis à leurs données. Premièrement, il y a les histoires: chez un client, nous avons créé de nombreuses histoires conçues comme des modèles, de sorte que les utilisateurs ne puissent pas les modifier, mais puissent enregistrer une copie comme point de départ ou l'utiliser comme source d'inspiration. Une fois que les utilisateurs sont mieux familiarisés avec la création d’histoires (graphiques, boutons, tableaux, etc.), ils peuvent en créer autant qu’ils le souhaitent dans leurs propres dossiers privés, tels que des rapports uniques pour la vérification de certaines données, la rédaction de nouveaux rapports ou tester une fonctionnalité pour une nouvelle valeur potentielle. C’est là que cela devient intéressant car les utilisateurs pouvaient ensuite partager leurs histoires privées avec leurs propres rapports élaborés avec leurs supérieurs ou leurs coéquipiers. L'histoire est partagée avec tout le monde, des autorisations en lecture seule ou en édition peuvent également être définies! Au lieu d'infinis e-mails en retour, les utilisateurs peuvent simplement modifier un graphique et en prendre note dans le chat en groupe! Jusqu'à présent, les clients ont utilisé cet outil pour me demander comment une fonction donnée fonctionne (et en quoi cela les aide), puis me demander quand je voudrais déjeuner.

Image: dans le menu de discussion, le partage est aussi simple que de relier l’histoire à toute personne participant à la conversation.

JS Irick: Vous avez abordé un point très intéressant lorsque vous avez mentionné les versions privées et les dossiers privés. Soyons réalistes - les organisations financières sont remplies de personnes très intelligentes; Si quelqu'un n'a pas les outils nécessaires pour faire son travail, il le construira lui-même. Pendant longtemps, les entreprises ont essayé d'empêcher le «Shadow IT» en bloquant la possibilité d'enregistrer différentes versions ou de créer des rapports non suivis. Désormais, SAP Analytics Cloud encourage réellement les comportements positifs en fournissant ces fonctionnalités de manière centralisée et organisée. Le fait que de nouvelles fonctionnalités soient conçues pour l'utilisation de l'outil par les clients est un bon signe pour l'avenir.

Andrew Xue: Bien entendu, les personnes avec qui j'ai travaillé sont toutes extrêmement intelligentes et très qualifiées, détenant des CPA, des MBA, etc. Une fois appris à utiliser SAP Analytics Cloud, ils ont construit des outils qui dépassent mon imagination. Éviter un «système informatique fantôme» ou simplement ne pas avoir à passer par le système informatique pour de très petits changements n'affectant pas les données réelles conduit à éliminer autant d'inefficacités et à libérer un temps précieux pour que les utilisateurs puissent effectuer des activités plus significatives. Mais ce n'est pas un outil qui laisse libre cours à tous ceux qui l'utilisent, car SAC donne également aux services informatiques la possibilité de mettre en place une gouvernance spécifique via SAC Security dans les rôles et les équipes, le verrouillage des données, etc.

Les utilisateurs sont responsables de leurs dossiers privés contenant les éléments créés, leur organisation et les personnes avec lesquelles ils partagent leurs créations. De cette façon, les dossiers publics sont enregistrés pour tous les rapports, modèles de saisie, etc., au lieu de plusieurs brouillons encombrés.

Perspective 2 - Processus métier en évolution utilisant l'analyse native dans la planification

JS Irick: Le chemin de développement de SAP Analytics Cloud en dit long sur la force de l'outil et la stratégie d'analyse globale de SAP. SAC a commencé sous le nom de Cloud for Planning (C4P), mais les composants analytiques étaient si puissants que le produit est devenu l'outil d'analyse de choix pour SAP dans son ensemble. Les applications de planification ont toujours été liées à Microsoft Excel à cause de ses capacités de calcul et d'affichage. Nous prévoyons maintenant d'utiliser un outil d'analyse et de visualisation, ce qui représente un changement monumental. Comment voyez-vous les clients tirer parti de ces puissantes fonctionnalités et comment évoluent-ils les processus métier?

Andrew Xue: Le changement le plus important, comme vous l'avez dit, va d'Excel à SAC. D'après ce que j'ai vu dans un certain processus de détermination des coûts mené par mon client actuel, la tâche consistait à prendre 4, des journées de travail d'une heure 12. Maintenant, avec l'outil collaboratif centralisé que nous avons créé dans SAC, la tâche ne prend que quelques heures, ce qui laisse beaucoup plus de temps aux utilisateurs pour mener une analyse utile au lieu de vérifier si leurs formules dans Excel ont bien traîné, ce qu'elles avaient simplement fait. presque pas le temps de faire auparavant! En outre, ce que l'équipe trouve extrêmement utile est la rapidité avec laquelle ils peuvent exécuter différents scénarios et des hypothèses telles que, par exemple, comment la modification d'une hypothèse de taux donnée affecte-t-elle les coûts totaux pour un secteur spécifique? Avant d’utiliser Excel, s’ils en avaient le temps, il leur faudrait un jour ou plus pour éditer plusieurs feuilles de calcul, confirmer, exécuter et comparer les modifications. Maintenant, ce scénario peut être fait en environ une demi-heure. En une seule journée, ils pourraient exécuter des dizaines de scénarios!

Parallèlement à cela, l'équipe client a accès à beaucoup plus de données historiques au bout des doigts. Ils peuvent comparer les hypothèses passées, effectuer une analyse année par année sur un coup de tête, et bien plus encore. Auparavant, il fallait environ quelques minutes à 10 pour obtenir tous les fichiers Excel nécessaires à la création d’un graphique, sans parler de la compilation des données. Lorsque l'équipe s'est familiarisée avec SAC, elle est également devenue plus créative, ne se limitant pas aux tableaux et aux modèles de saisie. Je les ai vus faire des cascades, des camemberts dynamiques, et même utiliser certaines des informations Smart Insights instantanées sur leurs données! Cela a été merveilleux de les voir se rendre compte de la puissance des capacités de cet outil.

JS Irick: Les outils d'analyse et les visualisations que vous créez pour vos clients sont vraiment impressionnants. En particulier, j'ai adoré consulter vos rapports de rentabilité, qui associent les vues analytiques avancées, l'analyse des hypothèses et les détails du niveau client / SKU. Je suis curieux cependant, comment aidez-vous vos clients à maîtriser cet outil incroyablement polyvalent? Même au niveau le plus élémentaire, nous allons d’un tableur (facile à comprendre) à une histoire, que nous pourrions considérer comme de multiples tableaux de bord de la génération précédente. Nous devons donc couvrir la disposition / la conception des tableaux de bord, des dizaines de nouvelles visualisations de données, de nouvelles fonctionnalités de données telles que les arbres de valeur et les actions de données. Il ne s'agit pas simplement de déplacer quelqu'un de PowerPivot vers Analysis for Office, il s'agit d'un changement monumental. Pouvez-vous partager un peu de votre stratégie de formation avec nos lecteurs?

Andrew Xue: Par tous les moyens, dans toute implémentation et passage à un nouvel outil, il y aura beaucoup à apprendre. D'après ce que j'ai vu, la stratégie la plus efficace consiste à modifier le moins possible le processus de haut niveau du client. aucun changement n'est préféré. Nous les aidons à choisir ce nouvel outil en révisant leur processus d’abord, à un niveau élevé dans le nouvel outil, puis à un niveau plus détaillé par segments, en partant de l’emplacement des données, jusqu’à la création de leurs premiers rapports.

Ce que nous avons trouvé particulièrement utile est le cheminement parallèle. Un peu plus tôt, lorsque j'ai mentionné une réduction du temps de plusieurs jours à quelques heures, cela n’a pas eu d’incidence négative sur le cheminement parallèle. En fait, l'exécution simultanée d'un processus ne nécessite qu'un petit détour de 3 de temps en temps pour leur montrer à quoi ressemble leur travail dans le nouvel outil. Ensuite, une fois qu'ils sont parfaitement familiarisés avec leurs responsabilités dans le nouvel outil, nous les aidons à exécuter un autre processus, mais cette fois-ci, nous les aidons à nous libérer des mains.

Clés d'une stratégie de formation réussie avec SAP Analytics Cloud

Perspective 3 - Lancement d'une implémentation réussie de SAP Analytics Cloud

JS Irick: TruQua a récemment présenté à SAPInsider Financials 2019 l’utilisation du scénario hybride SAC / BPC. L'un des points clés sur lesquels nous nous sommes concentrés était le fait qu'effectuer une opération «Lift and Shift» (migration technique de votre solution de planification sans apporter de modification) ignore la plupart des fonctionnalités qui font de SAC un environnement aussi dynamique. Puisque vous avez travaillé avec succès avec des clients de Greenfield (première implémentation de planification) et de Brownfield (amélioration d'une implémentation existante), j'aimerais connaître votre vision de la manière dont les clients peuvent se préparer pour réussir dans SAP Analytics Cloud.

Andrew Xue: Je pense que SAP Analytics Cloud est le segment idéal pour les clients qui souhaitent effectuer un changement, mais qui ne sont pas à l'aise avec une modification massive. À l'heure actuelle, dans de nombreux scénarios de tous les secteurs, une partie importante (dans certains cas, tous!) Des processus de gestion est sous Excel. SAC offre aux utilisateurs cette plate-forme de transition tout en conservant une certaine familiarité avec Excel. Nous ne les gênons donc pas du tout. Nous ne pouvons pas forcer les clients à abandonner tout ce qu'ils savent d'un ancien processus métier pour utiliser simplement un nouvel outil que les gens considèrent comme étant préférable. Et en plus de cela, équilibrer leurs responsabilités tout en complétant des semaines de formation, c'est illogique. Pour les clients ayant des implémentations existantes, SAC est un outil très différent qui ne peut qu’être amélioré.

Dans les scénarios Greenfield et Brownfield, les clients de SAC ont été en mesure de poursuivre leurs processus d’activités actuels, tout en choisissant de nouvelles fonctionnalités, une par une, simplement en étant dans le SAC. Ce formidable outil aide les utilisateurs eux-mêmes à comprendre ce qui était inefficace dans leurs anciennes méthodes et leur fournit également de nouveaux outils leur permettant de faire évoluer toutes leurs tâches au niveau supérieur. Pour le client, le succès réside ici dans la volonté d'accueillir ce nouvel outil et de comprendre que les premières étapes ne sont pas du tout grandes. Ensuite, en utilisant davantage cet outil dans leur travail quotidien, les clients développent des approches meilleures et plus rapides pour obtenir des informations plus utiles sur leurs processus. Avec plus d'expérience dans l'outil, la découverte de davantage de fonctionnalités pour améliorer leur travail et l'ajout facile d'informations précieuses dans leurs rapports, les clients sont en mesure de maximiser la valeur de SAC. La beauté de SAC réside dans le fait que les utilisateurs de cet outil sont capables de s’éloigner des méthodes traditionnelles à n’importe quel rythme où ils se sentent à l'aise.

JS Irick: Ainsi, après avoir mis en œuvre de nombreuses implémentations réussies, quels sont les domaines dans lesquels vous voyez une valeur maximale? Y a-t-il eu des gains inattendus qui pourraient éclairer la feuille de route de planification pour les organisations cherchant à améliorer leurs processus?

Andrew Xue: Ce que je mentionnais tout à l’heure nous amène à cela: le plus fort impact et la plus grande valeur ajoutée sont les changements apportés aux processus Excel fortement dépendants. Cela peut être généralisé aux processus où les données ne sont pas centralisées et où les modifications sont suivies via des copies nommées v2, etc. Je conviens que la combinaison de différents flux de données est un succès surprenant. Comme je l'ai mentionné précédemment, de nombreux clients sont confrontés à la difficulté de comparer des données antérieures, car la compilation même peut prendre des heures. Comme vous l'avez dit, les rapports multi-sources sont un corollaire intéressant de la mise en œuvre, et c'est exactement ce que nous avons vu. Lorsque le client s'est familiarisé avec la transition vers le nouvel outil et qu'il a été mis en ligne, il s'est rendu compte qu'il était possible d'extraire des données d'un nombre beaucoup plus important de sources, ce qui s'ajoutait à la vaste quantité de données qu'il disposait déjà. Qu'il s'agisse de combiner plusieurs documents Excel, issus de HANA ou d'autres sources, SAC centralise le tout pour que vous puissiez découvrir de nouvelles opportunités intéressantes non découvertes avec l'outil.

Je voulais ajouter à cela en disant que le fait de faire confiance au système pour exécuter les calculs à votre place est un autre succès surprise. Les utilisateurs utilisent les fonctionnalités de SAC telles que les actions de données, les allocations, etc., l'exécution de ces calculs dans l'outil leur permet d'utiliser pleinement les ressources et les fonctionnalités du cloud. Grâce à ces fonctions de calcul, une grande partie du gain de temps provient du fait que le système fonctionne.

JS Irick: Merci beaucoup d'avoir pris le temps de parler avec moi aujourd'hui, Andrew. Avec un outil aussi passionnant et en plein développement, j'ai vraiment pris plaisir à prendre du recul et à regarder les façons dont les clients génèrent une réelle valeur commerciale dans SAC.

A propos de nos contributeurs:

JS Irick a le meilleur travail au monde; travailler avec une équipe talentueuse pour résoudre les défis les plus difficiles. JS est un conférencier de renommée internationale sur les thèmes de l'apprentissage automatique, de la planification SAP, de SAP S / 4HANA et du développement de logiciels. En tant que directeur de la science des données et de l'intelligence artificielle chez TruQua, JS a élaboré les meilleures pratiques pour les implémentations SAP dans les domaines de SAP HANA, de la génération de rapports SAP S / 4HANA et de la personnalisation de SAP S / 4HANA.

Andrew Xue est consultant SAP et développeur logiciel chez TruQua. Il se spécialise dans les technologies de pointe d'analyse et de services dans le cloud. Plus récemment, Andrew a créé et mis en œuvre des applications cloud pour la planification financière, la budgétisation globale et les rapports destinés aux dirigeants. Il possède une expertise dans un ensemble de technologies de planification collaborative d'entreprise SAP, notamment SAP Analytics Cloud, SAP Business Planning and Consolidation et SAP Digital Boardroom.

Merci de lire cet article dans notre Nouvelles perspectives série de blogs. Restez à l'écoute pour notre prochain billet où nous discuterons avec Daniel Settanni du rôle de l'IA stratégique en finance.

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